Condizioni di prestito per mostre

Modalità della richiesta

• La richiesta di prestito deve pervenire alla Biblioteca almeno 90 giorni prima della data della Mostra, corredata del piano scientifico della stessa e dell'elenco degli oggetti che saranno esposti, in modo da consentire l’espletamento delle necessarie pratiche amministrative (Deliberazione del Consiglio di Amministrazione della BCI, richiesta di autorizzazione al prestito agli organi competenti, ecc.)
• Nella richiesta devono essere specificate dettagliatamente tutte le notizie relative all'allestimento e alle misure di sicurezza previste nella sede espositiva, con particolare riguardo a:
• temperatura (compresa fra 18° e 20°)
• umidità relativa (compresa fra 45% e 65%)
• tipo dì illuminazione nell'ambiente e nelle vetrine (non superiore ai 50/60 lux e con filtro per l'eliminazione dei raggi ultravioletti)
• vetrine espositive (loro caratteristiche)
• impianti antincendio e antifurto (presenza e caratteristiche)
• vigilanza diurna e notturna (presenza e caratteristiche)

DURATA DEL PRESTITO

• Le opere, salvo casi eccezionali, non possono rimanere esposte più di 90 giorni.
• Nel caso che la durata della mostra sia prorogata oltre il periodo per il quale il prestito era stato inizialmente concesso, il contraente dovrà reiterare formale richiesta ed attendere ulteriore delibera del C. d. A. della biblioteca.

ASSICURAZIONE

• Le opere dovranno essere assicurate "da chiodo a chiodo" secondo i valori indicati dalla Direzione della Biblioteca, con la più ampia garanzia per ogni rischio, nessuno escluso. In particolare dovranno essere compresi:
• Estensione al dolo e alla colpa grave
• Estensione al furto con destrezza
• Estensione al vizio od insufficienza di imballaggio
• Estensione alla influenza di temperatura e clima
• Estensione ai rischi di cattura, sequestro, arresto
• Estensione ai rischi di sciopero, sommossa e vandalismo
• Deprezzamento massimo del 100% valore accettato
• Rinuncia all'azione di rivalsa nei confronti dei vettori e/o imballatori, salvo il dolo o la colpa grave
• Le polizze assicurative, a totale carico dell'Ente organizzatore, dovranno essere stipulate con primaria compagnia di assicurazione. Le polizze dovranno pervenire in originale alla Direzione della Biblioteca Comunale almeno sette giorni prima dell'invio delle opere. Il valore assicurativo dovrà essere indicato per ogni pezzo; non si accettano polizze per valori complessivi.

RITIRO DEL MATERIALE

• Le operazioni di imballaggio e trasporto dovranno essere effettuate da una ditta specializzata in trasporti d'arte approvata dalla Direzione della Biblioteca Comunale. Il materiale sarà imballato in contenitori ignifughi predisposti per mantenere il più possibile costanti la temperatura e l'umidità relativa.
• Le opere che hanno un particolare montaggio (disegni e incisioni montati su passe-partout) non devono essere rimosse dallo stesso.
• Un funzionario della Biblioteca Comunale dovrà accompagnare il materiale concesso in prestito ed assisterà alle successive operazioni dì apertura dell'imballo e collocazione dell'oggetto prestato nella vetrina fino a definitiva chiusura della stessa (a questo proposito si chiede di programmare il contemporaneo inserimento di altri oggetti nella stessa vetrina). Supervisionerà le operazioni di apertura della vetrina e di imballaggio, (si ricorda che la vetrina non potrà essere aperta se non è presente il funzionario della Biblioteca) e verificherà le condizioni dì tutela e di sicurezza negli ambienti espositivi.Il funzionario ha facoltà di ritirare dall’esposizione, a suo insindacabile giudizio, le opere concesse in prestito qualora ritenga non sufficienti le misure di sicurezza e di tutela effettivamente poste in essere­.
• Le spese della missione (viaggio, pernottamento e diaria) sono completamente a carico dell'Ente organizzatore della mostra. Per le missioni in Italia la diaria ammonterà a 61 Euro giornalieri; per le missioni all'estero dovranno essere corrisposte le diarie stabilite dal decreto del 27/8/1998 (G.U.31/8/1998 n.202) e dal decreto del 2/4/99 (G.U. 1 5/4/1999 n. 87).In particolare:
• Viaggio aereo in business class
• Se la sede espositiva dista meno di Km. 100 saranno corrisposte al funzionario, le spese di viaggio e di diaria per non meno di un giorno
• Se la sede espositiva dista più di 100 Km saranno corrisposte al funzionario le spese dí viaggio, di pernottamento (minimo una notte) e di diaria per non meno di due giorni
• Se le sede espositiva si trova all'estero (Europa) saranno corrisposte al funzionario le spese di viaggio, di pernottamento (due notti) e di diaria per non meno di tre giorni
• Per mostre al di fuori dell'Europa i giorni di missione (pernottamento minimo due notti) e, comunque, condizioni particolari, saranno concordati di volta in volta.
• Il rientro del materiale in Biblioteca avverrà seguendo la stessa normativa, vale a dire che un funzionario della BCI supervisionerà la riapertura della vetrina, all’imballaggio dell’opera ed accompagnerà la stessa nel viaggio di rientro in biblioteca. Il materiale si intenderà riconsegnato solo nel momento in cui, presso la sede dì origine, sarà sottoscritto il verbale di riconsegna.
• In caso di una esposizione che si prevede itinerante (due o più sedi) dovrà essere inoltrata una richiesta per ogni sede. Le suddette condizioni sono da ritenersi valide per ogni sede, separatamente. In particolare, solo la presenza di un funzionario della Biblioteca renderà possibile gli spostamenti previsti (si veda quanto sopra specificato).
• Le opere dovranno essere esposte con l’indicazione di appartenenza alla Biblioteca Comunale

RIPRODUZIONI

• Se presso l'archivio fotografico della Biblioteca non è conservata riproduzione integrale in microfilm (o scansione) del materiale richiesto in prestito, la riproduzione verrà effettuata a spese dell'Ente organizzatore prima della consegna per l'esposizione.
• Le opere non possono in alcun modo essere fotografate e filmate, anche quando collocate all’interno delle vetrine, senza preventiva autorizzazione della Direzione della Biblioteca.
• Eventuali riprese per documentari televisivi o film dovranno essere autorizzate dalla BCI ed il pagamento dei diritti sarà soggetto al regolamento vigente.

CATALOGO

Nel catalogo della mostra dovrà essere indicato il nome della Biblioteca, alla quale dovranno essere inviate due copie dello stesso; una copia del suddetto catalogo sarà inviata, anche, al Servizio Biblioteche, Musei e Attività culturali della Regione Toscana.

CONDIZIONI PARTICOLARI

• Qualora il precario stato di conservazione dell'opera non ne consenta il trasporto, la stessa non potrà essere concessa in prestito a meno che l'Ente organizzatore non provveda preventivamente alle spese per il suo restauro.
• Un’opera già esposta non potrà essere nuovamente concessa in prestito prima che siano trascorsi almeno due anni dalla data del rientro dall’ultima esposizione.
• Il prestito è da considerarsi gratuito per gli enti che garantiscano la reciprocità (di norma biblioteche, musei, archivi). Si fa eccezione per quelle istituzioni che pur rientrando nella tipologia sopra descritta richiedono il pagamento di una tariffa di noleggio per i prestiti per mostre. In tal caso si applicheranno tariffe omogenee a quelle richieste, e che, comunque, indicativamente, varieranno tra Euro 100 ed Euro 1.500 in base al valore assicurativo dell’opera prestata, a insindacabile giudizio della BCI.

RITIRO E TRASPORTO DEL MATERIALE

(per la ditta di trasporto)

• Le operazioni di imballaggio e trasporto dovranno essere effettuate da una ditta specializzata in trasporti d'arte approvata dalla Direzione della Biblioteca Comunale. Il materiale sarà imballato in contenitori ignifughi predisposti per mantenere il più possibile costanti la temperatura e l'umidità relativa.
• Le opere che hanno un particolare montaggio (disegni e incisioni montati su passe-partout) non devono essere rimosse dallo stesso.
• Un funzionario della Biblioteca Comunale dovrà accompagnare il materiale concesso in prestito ed assisterà alle successive operazioni dì apertura dell'imballo e collocazione dell'oggetto prestato nella vetrina fino a definitiva chiusura della stessa (a questo proposito si chiede di programmare il contemporaneo inserimento di altri oggetti nella stessa vetrina). Supervisionerà le operazioni di apertura della vetrina e di imballaggio, (si ricorda che la vetrina non potrà essere aperta se non è presente il funzionario della Biblioteca) e verificherà le condizioni dì tutela e di sicurezza negli ambienti espositivi.Il funzionario ha facoltà di ritirare dall’esposizione, a suo insindacabile giudizio, le opere concesse in prestito qualora ritenga non sufficienti le misure di sicurezza e di tutela effettivamente poste in essere­.
• Le spese della missione (viaggio, pernottamento e diaria) sono completamente a carico dell'Ente organizzatore della mostra. Per le missioni in Italia la diaria ammonterà a 61 Euro giornalieri; per le missioni all'estero dovranno essere corrisposte le diarie stabilite dal decreto del 27/8/1998 (G.U.31/8/1998 n.202) e dal decreto del 2/4/99 (G.U. 1 5/4/1999 n. 87). In particolare:
• viaggio aereo in business class
• Se la sede espositiva dista meno di Km. 100 saranno corrisposte al funzionario, le spese di viaggio e di diaria per non meno di un giorno
• Se la sede espositiva dista più di 100 Km saranno corrisposte al funzionario le spese dí viaggio, di pernottamento (minimo una notte) e di diaria per non meno di due giorni
• Se le sede espositiva si trova all'estero (Europa) saranno corrisposte al funzionario le spese di viaggio, di pernottamento (due notti) e di diaria per non meno di tre giorni
• Per mostre al di fuori dell'Europa i giorni di missione (pernottamento minimo due notti) e, comunque, condizioni particolari, saranno concordati di volta in volta.
• Il rientro del materiale in Biblioteca avverrà seguendo la stessa normativa, vale a dire che un funzionario della BCI supervisionerà la riapertura della vetrina, all’imballaggio dell’opera ed accompagnerà la stessa nel viaggio di rientro in biblioteca. Il materiale si intenderà riconsegnato solo nel momento in cui, presso la sede dì origine, sarà sottoscritto il verbale di riconsegna.
• In caso di una esposizione che si prevede itinerante (due o più sedi) dovrà essere inoltrata una richiesta per ogni sede. L esuddette condizioni sono da ritenersi valide per ogni sede, separatamente. In particolare, solo la presenza di un funzionario della Biblioteca renderà possibile gli spostamenti previsti (si veda quanto sopra specificato).